근로자 채용 서류 보관 기간과 방법 알아보기
안녕하세요, 글로싸인입니다!
근로자 채용 시 제출하는 인사 서류는 회사와 직원 간의 관계를 증명하는 중요한 자료에요.
근로계약서, 급여 대장, 휴가 신청서와 같은 서류는 법적 분쟁을 방지하고 투명한 기업 운영을 위해 반드시 체계적으로 관리되어야 하는데요! 한 명의 근로자가 채용되어 입사부터 퇴사까지의 과정 속에서 인사팀은 다양한 서류를 수집 및 보관하게 되죠.
그래서 오늘은! 근로자 채용 시에 제출하는 채용 서류의 보관 기간, 올바른 보관 방법, 그리고 폐기 방법에 대해 구체적으로 알아보겠습니다.
근로자 채용 서류
인사 서류란 직원의 근무와 관련된 모든 기록을 포함하고 있어요.
위 서류는 법적 책임을 다하고, 사업 운영의 투명성을 확보하는 데 필요합니다.
또, 근로자 채용 시 받게 되는 인사 서류는 법정기한만큼 의무 보관이 필수적인데요!
근로자가 퇴사하더라도 근로 계약 서류는 3년간 보존해야 해요.
채용 서류 법적 보관 기간
법적으로 인사 서류의 보관 기간은 서류 유형에 따라 다른데요! 아래 표를 통해 확인해 보세요!
법적 보관 기간을 초과한 서류를 보유하면 개인정보보호법 위반이 될 수도 있으니 꼭 주의해 주세요!
채용 서류 보관 방법
인사 서류는 체계적이고 안전하게 보관해야 하는데요.
종이로 보관하는 물리적 보관과 전자 문서로 보관하는 디지털 보관 방식이 있어요.
요즘 전자 문서가 상용화되면서 많은 기업들이 전자 문서로 보관하고 계시는데요. 언제든지 서류를 출력해서 활용할 수 있다면 전자 문서로 도 보관하는 것이 가능하다고 고용노동부에서 고지하고 있어요. 기업의 선택에 따라 인사 서류 보관 방법을 선택하시면 됩니다!
채용 서류 폐기 방법
보관 기간이 만료된 서류는 반드시 폐기해야 하는데요.
폐기할 때는 개인정보 유출을 방지하기 위해 다양한 조치가 필요해요.
또한, 근로자 채용 시 받는 인사 서류를 보관 및 폐기할 때는 몇 가지 주의사항을 꼭! 지켜주셔야 해요
✅ 정기 점검: 연 1회 이상 보관 서류를 점검하여 유효성과 적합성을 검토
✅ 업데이트된 법령 반영: 관련 법령이 변경되면 즉시 보관 정책을 수정
✅ 담당자 교육: 서류 관리 담당자에게 법적 요건과 절차를 교육
오늘은 근로자 채용 서류 보관 기간과 방법에 대해 알아보았는데요!
아래 표로 요약해 두었으니 빠르게 확인해 보시면 좋을 것 같아요.
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